El Reglamento de la UE sobre la deforestación (EUDR) ha transformado la forma en que las empresas gestionan el abastecimiento y la trazabilidad de determinados productos. En el centro de este reglamento se encuentra el sistema EUDR Traces, una potente herramienta diseñada para garantizar que los productos que llegan al mercado de la UE no contribuyan a la deforestación. Pero dada la complejidad de las cadenas de suministro internacionales, ¿cómo se puede garantizar que los productos cumplan estas rigurosas normas? Profundicemos en el sistema EUDR Traces, cómo funciona y por qué es fundamental familiarizarse con él para evitar costosos problemas de cumplimiento en el futuro.
¿Qué es el sistema EUDR Traces?
El sistema EUDR Traces (Trade Control and Expert System – New Technology) es la herramienta oficial de la Unión Europea para gestionar y verificar el cumplimiento del Reglamento de la UE sobre la deforestación. Proporciona una plataforma para que las empresas presenten declaraciones de diligencia debida (DDS), necesarias para demostrar que los productos importados a la UE no están relacionados con la deforestación después de 2020.
Aunque el sistema en sí no es nuevo, la UE lo ha reutilizado para gestionar tareas específicas del EUDR. Anteriormente, se utilizaba principalmente para normativas sobre salud animal y vegetal. Ahora, Traces NT se ha adaptado para garantizar que productos como el cacao, el café, la madera, el aceite de palma y la soja proceden de tierras libres de deforestación.
Características principales de Traces NT
A continuación, se ofrece una descripción general de sus características principales, que ayudan a las empresas a cumplir con la normativa y mantener su eficiencia:
- Envío en líneaLas empresas presentan su DDS a través de la plataforma Traces NT, detallando el origen de sus productos y demostrando el cumplimiento del EUDR.
- Verificación en tiempo realEl sistema garantiza que los envíos con datos DDS incompletos o incorrectos no pasen por la aduana.
- Seguimiento centralizado: Traces NT permite el seguimiento en tiempo real de los productos que entran en la UE, garantizando que cada producto cumpla con el requisito de no contribuir a la deforestación.
Al utilizar Traces NT, las empresas pueden optimizar el proceso de cumplimiento normativo, reduciendo el riesgo de retrasos, multas y daños a la reputación.
Por qué Traces NT es crucial para el cumplimiento de la EUDR
Si bien el EUDR establece objetivos ambiciosos para combatir la deforestación, su implementación en el mundo real requiere un sistema capaz de gestionar una gran cantidad de datos de diferentes industrias y cadenas de suministro. Ahí es donde entra en juego Traces NT. Se trata de una plataforma central que conecta a empresas, reguladores y autoridades aduaneras.
La razón principal por la que Traces NT es importante es su conexión con las autoridades aduaneras. Si no se envía un DDS válido a través del sistema, las mercancías serán retenidas en la frontera. Esta conexión directa con las autoridades aduaneras significa que los errores en los envíos de DDS pueden provocar costosos retrasos, auditorías y posibles sanciones. Por eso Traces NT debe ser una prioridad para las empresas que se dedican a la importación o exportación de mercancías reguladas por el EUDR.
Importancia de Traces NT en el cumplimiento de la EUDR
Al comprender cómo encaja Traces NT en el marco más amplio del EUDR, las empresas pueden tomar medidas proactivas para evitar errores costosos y garantizar que sus envíos cumplan con la normativa. He aquí por qué es importante:
- El incumplimiento es costoso.Sin envíos precisos, las mercancías pueden retrasarse, los envíos bloquearse o incluso incautarse.
- La precisión es fundamental.Si alguna parte del envío es incorrecta, aunque sea un detalle menor, todo el envío podría verse comprometido.
- Trazabilidad y transparenciaEl sistema garantiza la transparencia en la cadena de suministro al facilitar el acceso a los datos de geolocalización y abastecimiento para auditorías e inspecciones.
¿Quién necesita utilizar Traces NT?
El sistema EUDR Traces está destinado principalmente a las empresas que se dedican al comercio de productos regulados, en concreto a aquellas que comercializan productos básicos relacionados con la deforestación. Sin embargo, es importante comprender las funciones de las diferentes partes interesadas dentro de la cadena de suministro y sus responsabilidades. Partes interesadas clave en el cumplimiento de Traces NT:
Operadores
Son las empresas que comercializan por primera vez los productos regulados en el mercado de la UE. Son responsables de presentar el DDS y de garantizar que sus productos cumplen todos los criterios necesarios.
Comerciantes
Aunque los comerciantes no siempre presentan ellos mismos los DDS, están obligados a garantizar que sus proveedores lo hayan hecho. Deben llevar registros y garantizar la trazabilidad de los datos.
Autoridades reguladoras
Las autoridades aduaneras y otras autoridades pertinentes utilizan Traces NT para verificar la validez de las presentaciones DDS, realizar auditorías y garantizar el cumplimiento.
¿Quién es responsable de presentar el DDS?
La responsabilidad de presentar las declaraciones de diligencia debida (DDS) en el sistema Traces NT se comparte entre las diferentes partes interesadas de la cadena de suministro.
- Importadores de la UE y exportadores de fuera de la UE: Estas empresas son responsables de introducir el DDS en el sistema Traces NT.
- Operadores y comerciantes downstream: Estas entidades deben garantizar el cumplimiento manteniendo registros precisos, verificando las presentaciones de DDS de los proveedores y transmitiendo esta información a lo largo de la cadena de suministro.
Al comprender las funciones de cada actor en el proceso, las empresas pueden coordinar mejor sus esfuerzos para garantizar un cumplimiento sin fisuras.
El proceso de presentación de DDS
El envío de una declaración de diligencia debida (DDS) a través del sistema Traces NT es un paso crucial para garantizar el cumplimiento del EUDR. El proceso implica proporcionar información detallada sobre el producto, su origen y su cumplimiento legal tanto de las leyes locales como de los criterios de deforestación de la UE.
Información clave para la presentación de DDS
Esto incluye:
- Detalles del operador: Nombre comercial, información de contacto e identificadores.
- Información del producto: Códigos del Sistema Armonizado (SA), tipo de producto, peso y volumen.
- Datos de abastecimiento: Coordenadas de geolocalización (por ejemplo, coordenadas GPS) del lugar donde se cultivó o cosechó el producto.
- Información sobre envíos: ID de lote y detalles del envío para vincular el DDS directamente con el producto que se transporta.
Las empresas deben recopilar estos datos con precisión y enviarlos a través de la plataforma para recibir un número de referencia válido. Solo se puede enviar un DDS después de asegurarse de que todos los campos obligatorios estén debidamente rellenados.
Métodos de presentación de DDS
El envío manual es ideal para envíos pequeños y consiste en introducir los datos directamente en el sistema Traces NT a través de la interfaz web. Sin embargo, requiere prestar atención a los detalles, ya que es fácil que se produzcan errores, y el sistema no conserva los envíos anteriores.
La integración de API es habitual en las grandes empresas que realizan envíos frecuentes y se benefician de la integración de sus sistemas internos (por ejemplo, sistemas ERP) con Traces NT. El sistema generará y enviará automáticamente los DDS, lo que minimizará los errores humanos y ahorrará tiempo.
Cada método tiene sus pros y sus contras, pero utilizar el enfoque adecuado para el tamaño de su empresa y el volumen de envíos es fundamental para cumplir con la normativa.
Mejores prácticas para gestionar el cumplimiento de NT Traces
El cumplimiento de la EUDR no termina una vez que se envía el DDS. Para evitar interrupciones en la cadena de suministro y garantizar que los datos estén siempre actualizados, las empresas deben implementar las siguientes prácticas recomendadas para gestionar sus envíos de Traces NT:
- Mantenga registros: Implementar un sistema para organizar y recuperar esta información rápidamente en caso de una auditoría.
- Verificar datos de geolocalización: Compruebe dos veces las coordenadas antes de enviarlas para evitar posibles problemas con las autoridades reguladoras.
- Realizar auditorías periódicas.: Revise y audite periódicamente sus envíos al DDS para asegurarse de que todos los datos necesarios sean precisos y estén actualizados.
- Involucrar a los proveedores desde el principio: Colabore con sus proveedores para recopilar los datos necesarios con suficiente antelación.
- Formar al personal en materia de cumplimiento normativo.Asegúrese de que todos los equipos pertinentes estén bien capacitados sobre los requisitos y procesos para la presentación de DDS.
Al mantener una actitud proactiva y garantizar que todas las partes interesadas estén alineadas, las empresas pueden hacer que el proceso de cumplimiento normativo sea más fluido y menos propenso a errores.
Conclusión
Navegar por el sistema EUDR Traces es una parte fundamental para garantizar que su empresa cumpla con la normativa de la UE en materia de deforestación. Aunque el proceso puede resultar complejo, comprender las funciones, las responsabilidades y las mejores prácticas para utilizar la plataforma Traces NT puede reducir significativamente el riesgo de incumplimiento. Al presentar declaraciones de diligencia debida precisas y puntuales, las empresas pueden mantener la transparencia, agilizar sus operaciones y evitar costosos retrasos.
Con la preparación adecuada y la atención al detalle, las empresas pueden cumplir los requisitos del EUDR sin interrupciones. Y aunque Traces NT es solo una pieza del rompecabezas, integrarlo en su estrategia de cumplimiento más amplia garantizará que sus productos sigan cumpliendo la normativa y que su empresa se mantenga a la vanguardia de los cambios normativos.
PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Qué es el sistema EUDR Traces y por qué es importante para mi negocio?
El sistema EUDR Traces es la plataforma oficial de la UE para garantizar el cumplimiento del Reglamento sobre la deforestación de la UE (EUDR). Permite a las empresas presentar declaraciones de diligencia debida (DDS) que demuestran que sus productos no contribuyen a la deforestación y proceden de fuentes legales. Es fundamental que cualquier empresa que importe o exporte determinados productos básicos (como cacao, café, soja o aceite de palma) utilice este sistema para evitar retrasos en las aduanas, multas y otros problemas de cumplimiento.
2. ¿Quién debe presentar un DDS en el sistema Traces NT?
Si usted es un operador que comercializa un producto regulado en el mercado de la UE, es responsable de presentar un DDS. Esto se aplica tanto a los importadores con sede en la UE como a los exportadores no pertenecientes a la UE. Los comerciantes no suelen presentar ellos mismos los DDS, pero deben verificar que sus proveedores lo hayan hecho. Básicamente, cualquier persona involucrada en la cadena de suministro debe asegurarse de que se dispone de la documentación adecuada para evitar problemas en el futuro.
3. ¿Cómo envío un DDS en el sistema Traces NT?
Hay dos formas principales de enviar un DDS: envío manual e integración API. El envío manual es adecuado para envíos pequeños, en los que se introducen directamente todos los datos en el sistema. Sin embargo, para empresas más grandes con envíos frecuentes, la integración API es la mejor opción, ya que permite que sus sistemas internos envíen automáticamente los datos DDS a Traces NT, lo que minimiza los errores humanos y agiliza el proceso.
4. ¿Qué tipo de datos debo proporcionar en el DDS?
Para enviar un DDS, deberá proporcionar una serie de datos, entre los que se incluyen los datos del operador (nombre de la empresa, información de contacto), la información del producto (código HS, tipo de producto, peso), los datos de origen (coordenadas de geolocalización, que indican dónde se obtuvo el producto) y los datos del envío (ID del lote o del envío).
5. ¿Qué sucede si cometo un error al presentar mi DDS?
Los errores en su DDS pueden acarrear graves consecuencias, como retrasos en la aduana o incluso el bloqueo de envíos. Traces NT no permite editar fácilmente los datos una vez enviados, por lo que es fundamental comprobar todo dos veces antes de enviarlos. Si se da cuenta de un error después de enviarlos, es posible que tenga que enviar un nuevo DDS o ponerse en contacto con la autoridad competente para resolver el problema.
6. ¿Cómo puedo asegurarme de que mis datos de geolocalización sean precisos?
Los datos de geolocalización son uno de los aspectos más complicados del cumplimiento del EUDR. Necesitará coordenadas precisas que indiquen exactamente dónde se cultivó o cosechó el producto. Es esencial utilizar herramientas GPS fiables o colaborar estrechamente con sus proveedores para recopilar esta información. Los errores en este aspecto pueden dar lugar al rechazo del DDS, por lo que debe asegurarse de verificar la exactitud de las coordenadas antes de enviarlas.
7. ¿Qué sucede si no envío un DDS válido a través de Traces NT?
Si no se presenta una declaración de diligencia debida (DDS) válida a través del sistema Traces NT, su producto no podrá entrar en el mercado de la UE. Las autoridades aduaneras se basan en la DDS para verificar que los productos cumplen con el Reglamento de la UE sobre la deforestación (EUDR). El incumplimiento de la obligación de presentar esta documentación puede acarrear graves consecuencias, como retrasos en los envíos, bloqueo de mercancías y posibles sanciones.