Le règlement européen sur la déforestation (EUDR) a bouleversé la manière dont les entreprises gèrent l'approvisionnement et la traçabilité de certaines marchandises. Au cœur de ce règlement se trouve le système EUDR Traces, un outil puissant conçu pour garantir que les produits arrivant sur le marché européen ne contribuent pas à la déforestation. Mais compte tenu de la complexité des chaînes d'approvisionnement internationales, comment vous assurer que vos produits respectent ces normes rigoureuses ? Plongeons-nous dans le système EUDR Traces, son fonctionnement et les raisons pour lesquelles il est essentiel de se familiariser avec lui afin d'éviter des problèmes de conformité coûteux à l'avenir.
Qu'est-ce que le système EUDR Traces ?
Le système EUDR Traces (Trade Control and Expert System – New Technology) est l'outil officiel de l'Union européenne pour gérer et vérifier la conformité avec le règlement européen sur la déforestation. Il fournit une plateforme permettant aux entreprises de soumettre des déclarations de diligence raisonnable (DDS), qui sont nécessaires pour prouver que les produits importés dans l'UE ne sont pas liés à la déforestation après 2020.
Bien que le système en lui-même ne soit pas nouveau, l'UE l'a réorienté afin qu'il puisse traiter des tâches spécifiques à l'EUDR. Auparavant, il était principalement utilisé pour les réglementations relatives à la santé animale et végétale. Aujourd'hui, Traces NT a été adapté afin de garantir que des produits tels que le cacao, le café, le bois, l'huile de palme et le soja proviennent de terres non déboisées.
Principales fonctionnalités de Traces NT
Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités qui aident les entreprises à rester conformes et efficaces :
- Soumission en ligne: Les entreprises soumettent leur DDS via la plateforme Traces NT, en détaillant l'origine de leurs produits et en prouvant leur conformité avec le règlement EUDR.
- Vérification en temps réel: Le système garantit que les expéditions dont les données DDS sont incomplètes ou incorrectes ne passeront pas la douane.
- Suivi centralisé: Traces NT permet le suivi en temps réel des produits entrant dans l'UE, garantissant ainsi que chaque produit respecte l'exigence « sans déforestation ».
En utilisant Traces NT, les entreprises peuvent rationaliser le processus de conformité, réduisant ainsi le risque de retards, d'amendes et d'atteinte à leur réputation.
Pourquoi Traces NT est essentiel pour la conformité à l'EUDR
Si l'EUDR fixe des objectifs ambitieux en matière de lutte contre la déforestation, sa mise en œuvre concrète nécessite un système capable de gérer une quantité massive de données provenant de différents secteurs et chaînes d'approvisionnement. C'est là qu'intervient Traces NT. Il s'agit d'une plateforme centrale qui relie les entreprises, les régulateurs et les autorités douanières.
La raison principale pour laquelle Traces NT est important est son lien avec les contrôles douaniers. Sans la soumission d'un DDS valide via le système, les marchandises seront bloquées à la frontière. Ce lien direct avec les douanes signifie que les erreurs dans les soumissions DDS peuvent entraîner des retards coûteux, des audits et des pénalités potentielles. Voici pourquoi Traces NT devrait être une priorité pour les entreprises impliquées dans l'importation ou l'exportation de marchandises réglementées par l'EUDR.
Importance de Traces NT dans la conformité à l'EUDR
En comprenant comment Traces NT s'intègre dans le cadre plus large de l'EUDR, les entreprises peuvent prendre des mesures proactives pour éviter des erreurs coûteuses et s'assurer que leurs expéditions sont conformes à la réglementation. Voici pourquoi cela est important :
- La non-conformité coûte cherSans déclarations précises, les marchandises peuvent être retardées, les expéditions bloquées, voire saisies.
- La précision est primordialeSi une partie de la soumission est incorrecte, même s'il s'agit d'un détail mineur, l'ensemble de l'envoi pourrait être compromis.
- Traçabilité et transparence: Le système garantit la transparence de la chaîne d'approvisionnement en rendant les données de géolocalisation et d'approvisionnement facilement accessibles pour les audits et les inspections.
Qui a besoin d'utiliser Traces NT ?
Le système EUDR Traces est principalement destiné aux entreprises impliquées dans le commerce de marchandises réglementées, en particulier celles qui traitent des produits liés à la déforestation. Cependant, il est important de comprendre les rôles des différentes parties prenantes au sein de la chaîne d'approvisionnement et leurs responsabilités. Principales parties prenantes dans la conformité à la réglementation NT :
Opérateurs
Il s'agit des entreprises qui commercialisent pour la première fois les produits réglementés sur le marché de l'UE. Elles sont chargées de soumettre le DDS et de veiller à ce que leurs produits répondent à tous les critères requis.
Commerçants
Même si les commerçants ne soumettent pas toujours eux-mêmes les DDS, ils sont tenus de s'assurer que leurs fournisseurs l'ont fait. Ils doivent conserver des registres et veiller à ce que les données soient traçables.
Autorités réglementaires
Les douanes et autres autorités compétentes utilisent Traces NT pour vérifier la validité des déclarations DDS, effectuer des audits et faire respecter la conformité.
Qui est responsable de la soumission du DDS ?
La responsabilité de soumettre les déclarations de diligence raisonnable (DDS) dans le système Traces NT est partagée entre les différents acteurs de la chaîne d'approvisionnement.
- Importateurs de l'UE et exportateurs hors UE: Ces entreprises sont chargées de soumettre le DDS dans le système Traces NT.
- Opérateurs en aval et négociantsCes entités doivent garantir la conformité en conservant des registres précis, en vérifiant les soumissions DDS des fournisseurs et en transmettant ces informations tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
En comprenant le rôle de chaque acteur dans le processus, les entreprises peuvent mieux coordonner leurs efforts afin d'assurer une conformité sans faille.
Le processus de soumission DDS
La soumission d'une déclaration de diligence raisonnable (DDS) via le système Traces NT est une étape cruciale pour garantir la conformité avec le règlement UE sur le bois. Le processus consiste à fournir des informations détaillées sur le produit, son origine et sa conformité juridique avec les lois locales et les critères de déforestation de l'UE.
Informations importantes pour la soumission DDS
Cela comprend :
- Détails de l'opérateur: Nom commercial, coordonnées et identifiants.
- Informations sur le produit: Codes du Système harmonisé (SH), type de produit, poids et volume.
- Données d'approvisionnement: Coordonnées géographiques (par exemple, coordonnées GPS) du lieu où le produit a été cultivé ou récolté.
- Informations relatives à l'expédition: Identifiants de lot et détails d'expédition permettant de relier directement le DDS au produit transporté.
Les entreprises doivent collecter ces données avec précision et les soumettre via la plateforme afin d'obtenir un numéro de référence valide. Une DDS ne peut être soumise qu'après s'être assuré que tous les champs obligatoires ont été correctement remplis.
Méthodes de soumission DDS
La soumission manuelle est idéale pour les petits envois et consiste à saisir directement les données dans le système Traces NT via l'interface web. Cependant, elle nécessite une grande attention aux détails, car des erreurs peuvent facilement se glisser dans les données, et le système ne conserve pas les soumissions antérieures.
L'intégration d'API est courante pour les grandes entreprises qui traitent fréquemment des expéditions et qui tireront profit de l'intégration de leurs systèmes internes (par exemple, les systèmes ERP) avec Traces NT. Le système générera et soumettra automatiquement les DDS, ce qui réduira les erreurs humaines et permettra de gagner du temps.
Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients, mais il est essentiel d'utiliser l'approche adaptée à la taille de votre entreprise et au volume de vos expéditions pour rester en conformité.
Meilleures pratiques pour la gestion des traces Conformité NT
La conformité à l'EUDR ne s'arrête pas une fois le DDS soumis. Afin d'éviter toute perturbation dans la chaîne d'approvisionnement et de garantir que les données sont toujours à jour, les entreprises doivent mettre en œuvre les meilleures pratiques suivantes pour gérer leurs soumissions Traces NT :
- Conserver les registres: Mettre en place un système permettant d'organiser et de récupérer rapidement ces informations en cas d'audit.
- Vérifier les données de géolocalisation: Vérifiez soigneusement les coordonnées avant de les soumettre afin d'éviter tout problème potentiel avec les autorités réglementaires.
- Effectuer des audits réguliers: Vérifiez et contrôlez régulièrement vos soumissions DDS afin de vous assurer que toutes les données nécessaires sont exactes et à jour.
- Impliquer les fournisseurs dès le début: Travaillez avec vos fournisseurs pour recueillir les données nécessaires bien à l'avance.
- Former le personnel à la conformité: Assurez-vous que toutes les équipes concernées sont bien formées aux exigences et aux processus relatifs aux soumissions DDS.
En restant proactives et en veillant à ce que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d'onde, les entreprises peuvent faciliter le processus de conformité et réduire le risque d'erreurs.
Conclusion
La maîtrise du système EUDR Traces est essentielle pour garantir la conformité de votre entreprise avec la réglementation européenne en matière de déforestation. Bien que le processus puisse être complexe, la compréhension des rôles, des responsabilités et des meilleures pratiques d'utilisation de la plateforme Traces NT peut réduire considérablement le risque de non-conformité. En soumettant des déclarations de diligence raisonnable précises et en temps opportun, les entreprises peuvent maintenir la transparence, rationaliser leurs opérations et éviter des retards coûteux.
Avec une préparation adéquate et une attention particulière portée aux détails, les entreprises peuvent satisfaire aux exigences de l'EUDR sans perturbation. Et bien que Traces NT ne soit qu'une pièce du puzzle, son intégration dans votre stratégie globale de conformité garantira que vos produits restent conformes et que votre entreprise garde une longueur d'avance sur les changements réglementaires.
FAQ
1. Qu'est-ce que le système EUDR Traces et pourquoi est-il important pour mon entreprise ?
Le système EUDR Traces est la plateforme officielle de l'UE visant à garantir le respect du règlement européen sur la déforestation (EUDR). Il permet aux entreprises de soumettre des déclarations de diligence raisonnable (DDS) qui prouvent que leurs produits sont exempts de déforestation et proviennent de sources légales. Il est essentiel pour toute entreprise qui importe ou exporte certaines marchandises (comme le cacao, le café, le soja ou l'huile de palme) d'utiliser ce système afin d'éviter les retards douaniers, les amendes et autres problèmes de conformité.
2. Qui doit soumettre un DDS dans le système Traces NT ?
Si vous êtes un opérateur qui commercialise un produit réglementé sur le marché de l'UE, vous êtes tenu de soumettre un DDS. Cela s'applique à la fois aux importateurs basés dans l'UE et aux exportateurs hors UE. Les commerçants ne soumettent généralement pas eux-mêmes les DDS, mais ils doivent vérifier que leurs fournisseurs l'ont fait. En substance, toute personne impliquée dans la chaîne d'approvisionnement doit s'assurer que la documentation appropriée est en place afin d'éviter tout problème ultérieur.
3. Comment puis-je soumettre un DDS dans le système Traces NT ?
Il existe deux méthodes principales pour soumettre un DDS : la soumission manuelle et l'intégration API. La soumission manuelle convient aux petits envois, pour lesquels vous saisissez directement toutes les données dans le système. Mais pour les grandes entreprises qui effectuent des envois fréquents, l'intégration API est la solution idéale : elle permet à vos systèmes internes d'envoyer automatiquement les données DDS à Traces NT, ce qui réduit les erreurs humaines et accélère le processus.
4. Quels types de données dois-je fournir dans le DDS ?
Pour soumettre un DDS, vous devrez fournir une série d'informations, notamment les coordonnées de l'opérateur (nom de l'entreprise, coordonnées), les informations sur le produit (code SH, type de produit, poids), les données d'approvisionnement (coordonnées géographiques indiquant l'origine du produit) et les détails de l'expédition (numéros de lot ou d'expédition).
5. Que se passe-t-il si je fais une erreur dans ma demande DDS ?
Les erreurs dans votre DDS peuvent avoir de graves conséquences, notamment des retards à la douane, voire le blocage des expéditions. Traces NT ne permet pas de modifier facilement les données après leur soumission. Il est donc essentiel de tout vérifier soigneusement avant de les envoyer. Si vous constatez une erreur après la soumission, vous devrez peut-être envoyer un nouveau DDS ou contacter l'autorité compétente pour résoudre le problème.
6. Comment puis-je m'assurer que mes données de géolocalisation sont exactes ?
Les données de géolocalisation constituent l'un des aspects les plus délicats de la conformité au règlement EUDR. Vous aurez besoin de coordonnées précises indiquant exactement où le produit a été cultivé ou récolté. Il est essentiel d'utiliser des outils GPS fiables ou de travailler en étroite collaboration avec vos fournisseurs pour recueillir ces informations. Toute erreur à ce niveau peut entraîner le rejet du DDS. Veillez donc à vérifier l'exactitude des coordonnées avant de les soumettre.
7. Que se passe-t-il si je ne parviens pas à soumettre un DDS valide via Traces NT ?
Si une déclaration de diligence raisonnable (DDS) valide n'est pas soumise via le système Traces NT, votre produit ne sera pas autorisé à entrer sur le marché de l'UE. Les autorités douanières s'appuient sur la DDS pour vérifier que les produits sont conformes au règlement de l'UE sur la déforestation (EUDR). Le fait de ne pas fournir cette documentation peut entraîner de graves conséquences, notamment des retards d'expédition, le blocage des marchandises et des sanctions potentielles.