Il regolamento UE sulla deforestazione (EUDR) ha ridefinito il modo in cui le aziende gestiscono l'approvvigionamento e la tracciabilità di determinati beni. Al centro di questo regolamento c'è il sistema EUDR Traces, un potente strumento progettato per garantire che i prodotti che raggiungono il mercato dell'UE siano privi di deforestazione. Ma data la complessità delle catene di approvvigionamento internazionali, come è possibile garantire che i propri prodotti siano conformi a questi rigorosi standard? Approfondiamo il sistema EUDR Traces, il suo funzionamento e perché familiarizzarsi con esso è fondamentale per evitare costosi problemi di conformità in futuro.
Che cos'è il sistema EUDR Traces?
Il sistema EUDR Traces (Trade Control and Expert System – New Technology) è lo strumento ufficiale dell'Unione Europea per la gestione e la verifica della conformità al regolamento UE sulla deforestazione. Fornisce alle aziende una piattaforma per presentare le dichiarazioni di due diligence (DDS), necessarie per dimostrare che i prodotti importati nell'UE non sono collegati alla deforestazione dopo il 2020.
Sebbene il sistema in sé non sia nuovo, l'UE lo ha riproposto per gestire compiti specifici dell'EUDR. In precedenza, veniva utilizzato principalmente per le normative in materia di salute animale e vegetale. Ora, Traces NT è stato adattato per garantire che prodotti come cacao, caffè, legname, olio di palma e soia provengano da terreni non soggetti a deforestazione.
Caratteristiche principali di Traces NT
Ecco una panoramica delle sue caratteristiche principali che aiutano le aziende a rimanere conformi ed efficienti:
- Invio online: Le aziende presentano il proprio DDS tramite la piattaforma Traces NT, specificando in dettaglio l'origine dei propri prodotti e dimostrando la conformità con l'EUDR.
- Verifica in tempo realeIl sistema garantisce che le spedizioni con dati DDS incompleti o errati non superino la dogana.
- Monitoraggio centralizzato: Traces NT consente il monitoraggio in tempo reale dei prodotti che entrano nell'UE, garantendo che ciascun prodotto sia conforme al requisito di assenza di deforestazione.
Utilizzando Traces NT, le aziende possono semplificare il processo di conformità, riducendo il rischio di ritardi, multe e danni alla reputazione.
Perché Traces NT è fondamentale per la conformità all'EUDR
Sebbene l'EUDR fissi obiettivi ambiziosi per contrastare la deforestazione, la sua attuazione concreta richiede un sistema in grado di gestire un'enorme quantità di dati provenienti da diversi settori industriali e catene di approvvigionamento. È qui che entra in gioco Traces NT, la piattaforma centrale che collega le aziende, le autorità di regolamentazione e le autorità doganali.
Il motivo principale per cui Traces NT è importante è il suo collegamento con le autorità doganali. Senza presentare un DDS valido attraverso il sistema, le merci saranno bloccate alla frontiera. Questo collegamento diretto con le autorità doganali significa che eventuali errori nella presentazione dei DDS possono comportare costosi ritardi, controlli e potenziali sanzioni. Ecco perché Traces NT dovrebbe essere una priorità per le aziende che importano o esportano merci regolamentate dall'EUDR.
Importanza delle tracce NT nella conformità all'EUDR
Comprendendo come Traces NT si inserisce nel più ampio quadro dell'EUDR, le aziende possono adottare misure proattive per evitare errori costosi e garantire che le loro spedizioni siano conformi al regolamento. Ecco perché è importante:
- La non conformità è costosa: Senza documenti accurati, le merci possono subire ritardi, le spedizioni possono essere bloccate o addirittura sequestrate.
- La precisione è fondamentale: Se una qualsiasi parte della documentazione presentata è errata, anche se si tratta di un dettaglio minore, l'intera spedizione potrebbe essere compromessa.
- Tracciabilità e trasparenzaIl sistema garantisce la trasparenza nella catena di approvvigionamento rendendo facilmente accessibili i dati di geolocalizzazione e approvvigionamento per audit e ispezioni.
Chi ha bisogno di utilizzare Traces NT?
Il sistema EUDR Traces è destinato principalmente alle aziende coinvolte nel commercio di merci regolamentate, in particolare quelle che trattano prodotti legati alla deforestazione. Tuttavia, è importante comprendere i ruoli dei diversi soggetti interessati all'interno della catena di approvvigionamento e le loro responsabilità. Soggetti chiave nella conformità a Traces NT:
Operatori
Si tratta delle aziende che immettono per prime i prodotti regolamentati sul mercato dell'UE. Sono responsabili della presentazione del DDS e devono garantire che i loro prodotti soddisfino tutti i criteri necessari.
Commercianti
Sebbene gli operatori commerciali non siano sempre tenuti a presentare direttamente i DDS, devono comunque assicurarsi che i loro fornitori lo abbiano fatto. Devono conservare i registri e garantire la tracciabilità dei dati.
Autorità di regolamentazione
Le autorità doganali e altre autorità competenti utilizzano Traces NT per verificare la validità delle dichiarazioni DDS, condurre audit e garantire la conformità.
Chi è responsabile della presentazione del DDS?
La responsabilità di presentare le dichiarazioni di due diligence (DDS) nel sistema Traces NT è condivisa tra i diversi soggetti interessati all'interno della catena di approvvigionamento.
- Importatori UE ed esportatori extra UE: Queste aziende sono responsabili dell'inserimento dei DDS nel sistema Traces NT.
- Operatori a valle e commercianti: Queste entità devono garantire la conformità mantenendo registrazioni accurate, verificando le comunicazioni DDS inviate dai fornitori e trasmettendo queste informazioni lungo la catena di approvvigionamento.
Comprendendo i ruoli di ciascun attore nel processo, le aziende possono coordinare meglio gli sforzi per garantire una conformità senza soluzione di continuità.
Il processo di presentazione DDS
La presentazione di una dichiarazione di due diligence (DDS) tramite il sistema Traces NT è un passo fondamentale per garantire la conformità con l'EUDR. Il processo prevede la fornitura di informazioni dettagliate sul prodotto, la sua provenienza e la sua conformità legale sia alle leggi locali che ai criteri di deforestazione dell'UE.
Informazioni chiave per la presentazione della DDS
Ciò include:
- Dettagli operatore: Ragione sociale, informazioni di contatto e identificativi.
- Informazioni sul prodotto: Codici del Sistema Armonizzato (SA), tipo di prodotto, peso e volume.
- Dati di approvvigionamento: Coordinate geografiche (ad esempio coordinate GPS) del luogo in cui il prodotto è stato coltivato o raccolto.
- Informazioni sulla spedizione: ID batch e dettagli della spedizione per collegare direttamente il DDS al prodotto trasportato.
Le aziende devono raccogliere questi dati in modo accurato e inviarli tramite la piattaforma per ricevere un numero di riferimento valido. Una DDS può essere inviata solo dopo aver verificato che tutti i campi obbligatori siano stati compilati correttamente.
Metodi di presentazione DDS
L'invio manuale è ideale per piccole spedizioni e prevede l'inserimento diretto dei dati nel sistema Traces NT tramite l'interfaccia web. Tuttavia, richiede attenzione ai dettagli poiché è facile che si verifichino errori e il sistema non conserva gli invii precedenti.
L'integrazione API è comune per le aziende di grandi dimensioni che gestiscono spedizioni frequenti e che trarranno vantaggio dall'integrazione dei propri sistemi interni (ad esempio, sistemi ERP) con Traces NT. Il sistema genererà e invierà automaticamente i DDS, riducendo al minimo gli errori umani e risparmiando tempo.
Ogni metodo presenta vantaggi e svantaggi, ma utilizzare l'approccio più adatto alle dimensioni della tua azienda e al volume delle spedizioni è fondamentale per garantire la conformità.
Migliori pratiche per la gestione delle tracce Conformità NT
La conformità all'EUDR non termina con l'invio del DDS. Per evitare interruzioni nella catena di approvvigionamento e garantire che i dati siano sempre aggiornati, le aziende dovrebbero implementare le seguenti best practice per la gestione dei propri invii Traces NT:
- Conservare i registri: Implementare un sistema per organizzare e recuperare rapidamente queste informazioni in caso di verifica.
- Verifica dei dati di geolocalizzazione: Controllare attentamente le coordinate prima dell'invio per evitare potenziali problemi con le autorità di regolamentazione.
- Effettuare controlli regolari: Controlla e verifica regolarmente i tuoi invii DDS per assicurarti che tutti i dati necessari siano accurati e aggiornati.
- Coinvolgere i fornitori sin dalle prime fasiCollaborate con i vostri fornitori per raccogliere i dati necessari con largo anticipo.
- Formare il personale sulla conformità: Assicurarsi che tutti i team interessati siano adeguatamente formati sui requisiti e sulle procedure per la presentazione delle richieste DDS.
Rimanendo proattivi e assicurandosi che tutte le parti interessate siano allineate, le aziende possono rendere il processo di conformità più fluido e meno soggetto a errori.
Conclusione
La navigazione nel sistema EUDR Traces è fondamentale per garantire che la vostra azienda rispetti le normative dell'UE in materia di deforestazione. Sebbene il processo possa essere complesso, comprendere i ruoli, le responsabilità e le migliori pratiche per l'utilizzo della piattaforma Traces NT può ridurre significativamente il rischio di non conformità. Presentando dichiarazioni di due diligence accurate e tempestive, le aziende possono mantenere la trasparenza, semplificare le loro operazioni ed evitare costosi ritardi.
Con la giusta preparazione e attenzione ai dettagli, le aziende possono soddisfare i requisiti EUDR senza interruzioni. E sebbene Traces NT sia solo un tassello del puzzle, integrarlo nella vostra strategia di conformità più ampia garantirà che i vostri prodotti rimangano conformi e che la vostra azienda rimanga al passo con i cambiamenti normativi.
Domande frequenti
1. Che cos'è il sistema EUDR Traces e perché è importante per la mia attività?
Il sistema EUDR Traces è la piattaforma ufficiale dell'UE per garantire la conformità al regolamento UE sulla deforestazione (EUDR). Consente alle aziende di presentare dichiarazioni di due diligence (DDS) che dimostrano che i loro prodotti sono privi di deforestazione e di provenienza legale. È fondamentale che qualsiasi azienda che importi o esporti determinate materie prime (come cacao, caffè, soia o olio di palma) utilizzi questo sistema per evitare ritardi doganali, multe e altri problemi di conformità.
2. Chi deve presentare un DDS nel sistema Traces NT?
Se sei un operatore che immette un prodotto regolamentato sul mercato dell'UE, sei responsabile della presentazione di un DDS. Ciò vale sia per gli importatori con sede nell'UE che per gli esportatori extra UE. Di solito i commercianti non presentano direttamente il DDS, ma devono verificare che i loro fornitori lo abbiano fatto. In sostanza, chiunque sia coinvolto nella catena di approvvigionamento dovrebbe assicurarsi che sia disponibile la documentazione adeguata per evitare problemi in futuro.
3. Come posso inviare un DDS nel sistema Traces NT?
Esistono due modi principali per inviare un DDS: invio manuale e integrazione API. L'invio manuale è adatto per spedizioni di piccole dimensioni, in cui tutti i dati vengono inseriti direttamente nel sistema. Tuttavia, per le aziende più grandi con spedizioni frequenti, l'integrazione API è la soluzione ideale: consente ai sistemi interni di inviare automaticamente i dati DDS a Traces NT, riducendo al minimo gli errori umani e velocizzando il processo.
4. Quali dati devo fornire nel DDS?
Per inviare un DDS, dovrai fornire una serie di dettagli, tra cui i dati dell'operatore (ragione sociale, informazioni di contatto), le informazioni sul prodotto (codice HS, tipo di prodotto, peso), i dati di approvvigionamento (coordinate di geolocalizzazione, che indicano dove è stato acquistato il prodotto) e i dettagli della spedizione (ID del lotto o della spedizione).
5. Cosa succede se commetto un errore nella presentazione della mia richiesta DDS?
Gli errori nel DDS possono comportare gravi conseguenze, tra cui ritardi alla dogana o addirittura il blocco delle spedizioni. Traces NT non consente di apportare modifiche facilmente dopo l'invio, quindi è fondamentale ricontrollare tutto prima di inviare il documento. Se ti accorgi di un errore dopo l'invio, potrebbe essere necessario inviare un nuovo DDS o contattare l'autorità competente per risolvere il problema.
6. Come posso assicurarmi che i miei dati di geolocalizzazione siano accurati?
I dati di geolocalizzazione sono uno degli aspetti più complessi della conformità all'EUDR. Sono necessarie coordinate precise che indichino esattamente dove il prodotto è stato coltivato o raccolto. È fondamentale utilizzare strumenti GPS affidabili o collaborare strettamente con i propri fornitori per raccogliere queste informazioni. Eventuali errori in questo ambito possono comportare il rifiuto della DDS, quindi è importante verificare l'accuratezza delle coordinate prima di inviarle.
7. Cosa succede se non riesco a inviare un DDS valido tramite Traces NT?
Se non viene presentata una dichiarazione di due diligence (DDS) valida tramite il sistema Traces NT, il prodotto non potrà entrare nel mercato dell'UE. Le autorità doganali si basano sulla DDS per verificare che i prodotti siano conformi al regolamento dell'UE sulla deforestazione (EUDR). La mancata presentazione di questa documentazione può comportare gravi conseguenze, tra cui ritardi nelle spedizioni, blocco delle merci e potenziali sanzioni.